Vous êtes avocat associé ou indépendant et vous vous sentez  débordé. Vous n’arrivez plus à gérer votre commercial et/ou votre comptabilité (voire facturation) en plus de votre production. Vous rentrez tard le soir, vous travaillez même le week-end, tout est important et urgent et vous ne savez plus où donner de la tête pour respecter les échéances pour vos clients et vos dossiers contentieux.

Vous avez ainsi l’habitude de travailler dans les urgences…

Pourtant, il est possible de retrouver de la sérénité et du confort par une meilleure gestion de votre temps et de votre organisation.

En effet, lorsque l’on travaille sans cesse dans les urgences, on court après le temps et on renie toute organisation pour être sans cesse dans l’action. Mais voilà, on perd le contrôle de son temps, le temps perdu ne se compte plus, on se fatigue et on vit sous stress permanent et vous ne développez pas votre chiffre d’affaires comme vous le voudriez.

La meilleure manière de sortir de cette spirale infernale et de prendre le temps de vous organiser au quotidien, c’est-à-dire de prendre régulièrement des rendez-vous avec vous-même afin de reprendre enfin le contrôle de votre temps.

Priorisez et planifiez vos tâches

Dans les faits, tout ne peut pas être important et urgent ! Il est nécessaire de prendre du recul pour faire la part des choses.

Notamment, toute demande des clients ne nécessite pas une réponse immédiate. Vos clients se doutent bien que vous ne rédigez pas un acte ou des conclusions sur un simple claquement de doigt. Vous avez un métier de réflexion et d’analyse qui doit rester votre priorité.

Ce n’est donc pas grave si vous mettez deux jours à répondre. Il ne s’agit pas toujours d’une véritable urgence telle une assistance pour une garde à vue.

Ne confondez pas réactivité et précipitation. C’est souvent dans la précipitation que l’on peut faire des erreurs et, en outre, vous donnez trop l’habitude à vos clients de répondre immédiatement … Ce qui est un frein à votre productivité et au développement de votre clientèle.

D’où, il est nécessaire de faire tous les jours un tri entre ce qui est :

ü  Important et urgent : qui est à faire dans la journée, voire dans la semaine,

ü  Important et non urgent qu’on a tendance à délaisser comme son commercial et son administratif : qui est à planifier dans son agenda (avec l’engagement de s’y tenir !),

ü  Non important et urgent : que l’on peut déléguer ou automatiser (tel une prise de rendez-vous avec la signature électronique d’une convention d’honoraires et paiement de la première consultation).

ü  Non important et non urgent que l’on peut déléguer, faire quand on a le temps ou tout simplement abandonner ou faire à un moment de creux (exemple, l’arrosage des plantes).

En outre, l’idéal est de planifier à l’avance le travail sur les dossiers qui comportent une échéance en trouvant un nouveau mode de fonctionnement avec ses clients. L’exemple type est la rédaction de la déclaration d’impôt ou la préparation d’une audience de plaidoirie.

Priorisez votre journée en vous appuyant sur la règle des trois tâches essentielles

Au lieu d’avoir dix tâches prioritaires dans votre journée, que vous n’arrivez pas toujours à gérer, je vous recommande de vous limiter à trois tâches essentielles par jour et de vous consacrer ensuite au reste de votre to do list de la journée.

L’avantage est de ne pas vous sentir harassé en vous demandant dans la soirée ce que vous avez réussi à faire de votre matinée et de votre après-midi.

Vous restreindre à trois tâches prioritaires signifie de vous engager à absolument les exécuter dans votre journée en réservant des créneaux horaires pour y travailler. Ces créneaux horaires doivent figurer dans votre agenda comme un rendez-vous client.

Pour ce faire, il est préférable de réserver ces créneaux aux moments où vous vous sentez le plus productif.

Gardez du temps pour les imprévus

Il existe deux règles pour prendre en compte les imprévus
dans sa journée :

• Soit, en ajoutant 40 % de temps en plus à l’exécution de vos tâches ;
• Soit, le plus pratique, en réservant un créneau horaire dans votre journée pour vous occuper de ces imprévus. En général, dans les moments où vous êtes le moins productif sur le plan intellectuel.

Si, par exemple, vous repérez une moyenne d’une heure d’imprévus dans vos journées, vous connaissez le temps nécessaire à réserver automatiquement par jour.

Parfois, ce sera plus ou moins de temps, mais cette moyenne inscrite dans votre agenda ne vous prendra plus au dépourvu.

Fixez des rendez-vous tous les jours avec vous-même

Cela doit vous paraître paradoxal dans la mesure où il ne s’agit pas d’un dossier client, mais pourtant c’est essentiel pour établir votre feuille de route de la semaine et de vos journées.

Si vous ne le faites pas, c’est comme partir en vacances en aveugle sans avoir parfaite connaissance de votre itinéraire. Pourtant, je suis sûre que vous êtes méticuleux sur ce point et que vous faites le contraire pour ne pas perdre de votre précieux temps et ne pas mettre à rude épreuve vos nerfs.

Il en est de même pour votre travail en planifiant régulièrement et avec soin votre temps.

Il est certain qu’au début, vous commettrez des erreurs et c’est normal ! L’humain apprend en faisant des erreurs pour atteindre ses objectifs.

Déléguez pour gagner du temps

Ne faites pas tout car vous perdrez en productivité et en efficacité professionnelle.

Mieux vaut vous concentrer sur votre cœur d’expertise que chercher à vous disperser dans des tâches annexes sans valeur ajoutée.

Par exemple, n’hésitez pas à louer les services d’un standard téléphonique ou à déléguer une partie d’un dossier à un jeune avocat qui vient de s’installer (ceci se fait dans le milieu des architectes).

Et puis automatisez tout ce qui peut vous faire gagner du temps. Un logiciel le fera mieux que vous !

Si malgré ces conseils, vous rencontrez des difficultés persistantes à gérer votre temps, je vous propose de vous accompagner pour vous faire prendre du recul sur votre activité et pour vous faire adopter de nouvelles habitudes productives.

Mes clients disent qu’ils ont gagné jusqu’à dix heures de temps par semaine. Pourquoi pas vous ?

Si vous voulez aller plus loin que cet article, pour prendre en compte votre situation particulière, prenons rendez-vous dans mon agenda en ligne : https://calendly.com/roselyne-lexiaexpert/30min