Quand on pense à créer une to do list, c’est pour lister plusieurs tâches à exécuter qu’on ne veut pas les oublier. Au départ, notre to do list regroupe quelques tâches puis elle s’alimente régulièrement de nouvelles tâches jusqu’à la rendre interminable. Si bien que l’on se décourage devant une telle liste dont on a du mal à venir à bout.

 

Mais il y a d’autres personnes qui créent plusieurs to do list parce qu’elles ne savent plus où elles ont posé les précédentes, tout en se concentrant sur le présent et les urgences.

 

Quoiqu’il advienne, notre to do list peut se présenter comme une source de stress ou de frustration car nous avons le sentiment que ça ne s’arrête jamais ou parce que nous avons mauvaise conscience devant tant de tâches ou de projets inachevés.

 

Alors comment créer une to do list qui a du sens, que l’on peut terminer et nous donne ce sentiment complet d’accomplissement et de zénitude ? Comment gérer cette to do list dans le temps ? Comment ne rien oublier ?

 

Pourquoi créer une to do list ?

 

Une liste des tâches nous est incontournable à plus d’un titre…

 

Elle permet de libérer notre cerveau de pensées récurrentes sur des tâches que l’on ne veut pas oublier. Le fait d’écrire notre liste des tâches nous rassure et nous permet d’être plus serein : elle nous donne l’impression d’être exhaustif au moment même où nous la complétons.

 

Elle nous permet de donner une priorité aux tâches qui ont une forte valeur ajoutée pour notre activité.

 

Elle nous permet de ne pas oublier les échéances importantes.

 

Elle nous permet d’avoir une vue d’ensemble sur notre charge de travail et de prendre du recul. Le fait de pouvoir lire l’ensemble des tâches nous permet par exemple de les regrouper et d’évaluer le temps qu’elles nous prendront pour les intégrer ou pas à notre journée.

 

C’est un bon moyen de prouver notre efficacité professionnelle et personnelle.

 

 

Comment gérer sa to do list ?

 

1. Créer des listes par catégorie

 

L’idéal est de regrouper des tâches de même nature comme « Appels », « projets », « travail », « perso », « en attente », « un jour … peut-être ».

 

Des listes par catégorie permettent d’y voir plus clair sur la nature des tâches et leur importance.

 

L’avantage de créer une liste « un jour … peut-être » est de regrouper les tâches que vous n’arrivez pas à faire parce que non urgentes ou non prioritaires. C’est un bon moyen de décharger vos listes principales et de pouvoir vous y référer lorsque votre charge de travail sera moindre ou tout simplement de supprimer des tâches parce qu’elles ne sont plus d’actualité.

 

Lorsque vous créez une liste « en attente », vous attendez une réponse ou une action de la part d’un tiers. Cette liste est utile en cas de délégation mais aussi lorsque vous attendez un retour client sur une proposition commerciale. Au lieu de créer une telle liste, vous pouvez par exemple créer des rappels dans votre agenda. Mais si la liste est longue, l’agenda n’est plus pertinent pour tout noter d’où la possibilité de créer cette liste pour le soulager.

 

Concernant la liste « projets », des actions bien définies seront à planifier dans d’autres listes et permettront de constater l’avancée de vos projets.

 

Un petit conseil, quand vous aurez exécuté une tâche posez-vous aussitôt la question de la suite à lui donner et complétez, le cas échéant, l’une de vos to do list. C’est le meilleur moyen de ne rien oublier !

 

2. Ecrire vos listes avec des verbes d’action

Si vous écrivez vos to do list avec des termes très vagues comme « proposition client X » pour vous donner une alerte de rappel, votre cerveau devra se rappeler précisément la tâche à faire avec le client X à chaque fois que vous relirez votre liste. D’où il est plus pertinent de préciser d’emblée ce que vous devez faire avec le client X : « prendre rendez-vous avec le client X pour identifier ses besoins ».

 

Ca peut être aussi : « trouver un étudiant pour le soutien scolaire de Gabriel », « planifier des réunions de brainstorming pour le lancement du produit D ».

 

Plus vous mettrez des verbes d’action dans vos listes, plus vous serez en mesure d’évaluer le travail à faire et sa priorité.

 

3. Se fixer des priorités

 

Pour commencer votre journée, distinguez ce qui est « important et urgent » de ce qui est « urgent et non important ». Faîtes d’abord ce qui est « important et urgent » puis traiter les autres urgences. Pour les autres tâches, vous pouvez les déléguer ou les reporter à plus tard.

 

Pour repérer vos priorités sur chaque liste, utilisez des couleurs, des croix ou bien regroupez vos priorités en tête de liste pour que ce soit plus lisible. Vous pouvez aussi noter certaines tâches prioritaires dans votre agenda et même prévoir un créneau horaire pour les exécuter. Il faudra alors vous engager à les réaliser le jour indiqué.

 

Lorsque vous aurez exécuté vos tâches, rayez-les de la liste ou bien effacez-les. Toutefois, le fait de rayer permet de se rendre compte de ce qui a été fait en fin de journée et de retrouver le sentiment du devoir accompli.

 

4. Revoir régulièrement vos to do list

 

L’idéal est de compléter vos to do list au quotidien pour ne rien oublier et de faire un tri chaque jour entre ce qui doit être fait et reporté. Ce bilan vous permettra d’avoir des listes actualisées et d’avoir une perspective sur les tâches restantes.

 

Si besoin, la tâche exécutée dans une liste créera une nouvelle tâche dans une autre liste.

 

En outre, si certaines tâches ne peuvent être réalisées faute de temps et en fonction de vos contraintes, il faudra les positionner dans la liste « un jour … peut-être ». Ce repositionnement vous permettra de décomplexer et d’avoir la possibilité de terminer des listes.

 

5. Utiliser des outils

 

Si vous avez besoin d’outils numériques pour gérer vos listes, prenez les applications minimalistes les plus simples d’utilisation et facilement modifiables. A titre d’exemple, il y a l’application « Mémo » de votre smartphone qui vous permet simplement de faire des listes ou l’application « Todoist ».

 

A défaut, d’utiliser les outils numériques, vous pouvez rester au carnet et au crayon qui feront tout aussi l’affaire.

 

Mais collectez bien vos tâches sur un même support et une même application pour éviter de vous disperser.

Comme vous pouvez le constater la mise à jour de vos listes demande de la rigueur. Mais elle sera bien récompensée par votre sentiment de satisfaction à la fin de la journée. Dès que vous vous rapprocherez de vos objectifs, octroyez-vous une récompense pour avancer pas à pas vers une efficacité accrue.