Entrepreneurs, il vous est parfois difficile de refuser un client même lorsque vous sentez que vous serez en surcharge de travail ou de vivre un stress moribond quand une telle surcharge n’a pu être anticipée.

Quitter le bureau à pas d’heure, se réveiller fatigué.e, se sentir débordé.e, manquer de sommeil, perte de concentration, perte de mémoire, perte de plaisir à aller travailler, mal au dos, migraines, … sont autant de symptômes qui doivent vous alerter pour reprendre le contrôle de votre temps, de votre santé et de votre humeur.

L’objectif est de guetter les dérapages que vous connaissez bien pour les avoir vécus et de mettre en place des actions correctrices pour vous soulager de cette surcharge de travail car elle n’est pas une fatalité, vous pouvez y remédier.

En effet, les risques sont de taille, d’une part, pour vous en qualité d’individu avec une perte de productivité, et d’autre part, pour votre entreprise, avec une baisse de la qualité de service et de sa performance.

Mais qu’est-ce qu’une surcharge de travail et comment y faire face en restant zen avec les actions nécessaires ?

Une surcharge de travail existe dès lors que la quantité de travail dépasse ce que l’on est capable d’accomplir en un temps donné. Humainement, on est soumis à une pression où la charge augmente sans qu’on ait plus de temps pour la réaliser. On est contraint de rester tard au bureau, accumulant les heures supplémentaires pour venir à bout de la quantité de travail exigée.

On parle aussi de surcharge de travail lorsque celle-ci entraîne des répercutions physiques comme du stress, de la fatigue, des troubles du comportement, des maladies, des maux … Ce sont des alertes qui doivent être pris au sérieux avant d’arriver au burn out, qui est l’un des stades ultimes.

·       Faîtes une pause

Pour dépasser cette période de surcharge de travail, il faut d’abord en prendre conscience et donc prendre du recul. Si vous vous apercevez que sur une semaine, vous avez dépassé vos horaires habituels, il est temps de faire le point sur votre surcharge de travail et ce qui en a été à l’origine. Faire un tel bilan ne sera pas du temps de perdu, loin de là ! Il vous rapprochera de vos objectifs et vous permettra de remédier au mieux cette situation. Vous n’en serez que plus productif !

·       Révisez vos priorités

Listez vos priorités puis faites une distinction entre ce qui est essentiel et non essentiel. Dans ce qui est essentiel, faites une deuxième liste sur ce qui est urgent et important et une troisième liste sur ce qui est urgent et non important.

Concentrez-vous en priorité sur ce qui est urgent et important et faites ensuite ce qui est urgent et non important.

Gardez une liste des tâches secondaires que vous ferez ultérieurement et supprimer le superflu. Concentrez-vous sur l’essentiel !

·       Apprenez à dire « non »

Ne cherchez pas à faire plaisir à la personne qui vous sollicite, d’autant plus si on vous demande d’intervenir en dehors de votre champ de compétence ou dans des délais très courts.

Tout accepter n’est pas un gage de reconnaissance, de compétence ou de fidélité. Vos interlocuteurs apprécieront dès le départ que vous négociez un délai ou la qualité d’un livrable pour répondre à leur demande. Cela renforce la confiance que l’on peut avoir en vous et votre capacité d’engagement.

Du côté de la loi, le refus de vente entre professionnels est justifié en cas de facture impayée, si vous n’êtes pas en mesure d’assurer un service après-vente satisfaisant ou encore si le produit ou la prestation de service ne s’adresse qu’à une catégorie de consommateurs.

Le refus de vente à un consommateur est également possible notamment en cas de demande anormale reposant sur une quantité démesurée de vente.

N’hésitez donc pas à argumenter et à justifier un non diplomatique pour ne pas blesser votre interlocuteur.

·       Déléguez

Si malgré tout, vous ne pouvez pas tout faire seul, il vous faudra déléguer une partie de votre travail à votre équipe ou à un partenaire. Si vous avez d’abord listé vos priorités, ce sera plus facile de savoir ce qui pourra être délégué.

La communication est le premier facteur qui détermine une délégation réussie. Alors mieux vaut déléguer à un moment de la journée où vous êtes au mieux de votre forme, d’autant plus si vous êtes fatigué par cette surcharge de travail. En effet, il vous faudra définir clairement les missions et tâches et vous assurer qu’il a bien compris ce qu’il doit faire. A cette occasion, vous aurez à faire le point sur les autres priorités de votre collaborateur afin qu’il puisse exécuter son travail dans les délais impartis.

Si vous n’avez pas de collaborateur, il vous faudra peut-être recourir à un sous-traitant pour une tâche spécifique qu’il pourra faire seul. Faîtes la liste de toutes les tâches à accomplir avec leur délai et faites le point ! Il y en aura certainement certaines que vous pourrez déléguer.

·       Mettez de côté votre perfectionnisme

Le fait de devoir vous concentrer sur l’essentiel pendant cette période de surcharge, ne doit pas accentuer votre perfectionnisme. Pour chacune des tâches à réaliser, fixez les critères objectifs du livrable attendu et concentrez-vous sur ceux-ci. Ne vous relisez donc pas trois fois, si ce n’est pas strictement nécessaire et ne vous noyez pas dans le détail.

Si vous craignez absolument de faire des erreurs, proposez à votre interlocuteur de valider un « draft » avant de passer aux détails. Et en cas de surcharge d’activité, souscrivez à l’adage que l’important n’est pas de finir mais de clore.

En conclusion, il faut faire en sorte que ces périodes de surcharge de travail soient les plus courtes possibles et ne deviennent pas chroniques au risque d’empiéter sérieusement sur votre sphère privée et votre santé. Comme les surcharges de travail ne vous ferons pas crouler sous les applaudissements, gérez les au mieux pour vous en sortir et suivez la méthode décrite ci-dessus.