Cet article est destiné aux cadres en télétravail qui sont en surcharge de travail ou qui souffrent d’isolement professionnel et/ou social.

Les 6 astuces développées ci-après vous permettront de mieux vivre vos journées en télétravail.

1. ETABLIR UNE ROUTINE POSITIVE

Les habitudes sont des comportements automatiques, récurrents et souvent inconscients.

Par exemple, se lever le matin, prendre son café puis sa douche, s’habiller, partir travailler, …

Pour ma part, je fais le tour du pâté de maison avec le chien avant de
travailler : c’est ma routine pour commencer ma journée.

Selon Gerhard Roth (chercheur et professeur en neurosciences à l’Université de Brême en Allemagne), plus de 80% de nos actions sont automatiques, nous les exécutons sans réfléchir.

L’intérêt d’une routine est d’économiser son énergie (pour éviter de prendre de microdécisions dans son quotidien) et de se libérer de la charge mentale qui y est associée.

Par exemple,  Barak Obama quand il était président des Etats-Unis a adopté le même code vestimentaire tous les jours pour libérer son esprit.

Mieux vaut une Routine Positive qui vous procure du bien et tient compte de votre chronobiologie !

La chronobiologie est l’étude des rythmes biologiques (ou de son efficacité intellectuelle) pendant la journée. Selon plusieurs études, on serait plus efficace le matin à partir de 9h jusqu’à l’heure du déjeuner puis à partir de 15-16h jusqu’à 18-19h.

L’idéal est de planifier des activités selon sa chronobiologie dans la journée.

D’où le matin, on travaillera plutôt sur des dossiers de fond qui demandent une concentration à 100%.

Et puis l’après-midi, on travaillera plutôt sur les relations aux autres, les entretiens individuels, les réunions, le traitement des urgences, etc.

L’important pour réaliser une routine est d’avoir le contrôle de son agenda ou bien de REPRENDRE le contrôle de son agenda.

Pour mettre en place une habitude, il faut 4 éléments majeurs (je simplifie !) :

– Un déclencheur : pour moi, voir le dossier à traiter sur mon bureau le matin,

– La motivation,

– La récompense,

– La répétition.

2. LA METHODE LIMITER

La succession des réunions que nous pouvons avoir au bureau ou les séances de flexoffice, ne nous permet pas de travailler comme on le souhaiterait.

C’est pourquoi, en télétravail, on se retrouve avec une multitude de tâches à faire.

La méthode LIMITER est une To Do List améliorée qui permet de gérer efficacement les journées surchargées (1).

Elle consiste à fixer une limite au temps de travail de la journée, puis à lister les tâches à effectuer avec leur durée en leur affectant un ordre de priorité.

L’efficacité de la méthode repose sur le principe du renoncement à toutes les tâches qui dépassent la durée maximale fixée, en tenant compte des imprévus.

Dès le départ, fixez une durée à votre journée de travail. A quelle heure souhaitez-vous terminer ?

Puis listez toutes les tâches y compris votre pause déjeuner et les imprévus habituels. Prévoyez un temps d’exécution réaliste à chacun de ces items.

Priorisez toutes ces tâches par ordre d’importance pour chacune d’entre elles. Le plus pratique est d’affecter un nombre croissant à vos tâches.

Totalisez les heures en classant vos tâches par ordre de priorité (n’oubliez pas les imprévus !).

Eliminez les tâches moins importantes qui dépassent la durée de votre journée : c’est en renonçant dès le départ à l’illusion de les faire que vous gagnerez en sérénité … et en satisfaction dans la soirée.

Enfin, réalisez vos tâches dans l’ordre. Si par chance aucun imprévu ne survient, poursuivez la liste avec les tâches éliminées.

3. ARRETER LE MULTITACHES

Qu’est-ce que le multitâches ?

C’est le fait de faire plusieurs choses en même temps. Il existe deux types de situations :

– La première et la plus habituelle, c’est lorsque l’on effectue deux tâches en même temps.

– La deuxième, c’est quand on interrompt une tâche pour en faire une autre.

Le problème du multitâches est que notre cerveau est monotâche (il ne traite qu’une tâche à la fois).

L’évolution de notre cerveau ne nous a pas permis d’être multitâches.

Ceux qui sont multitâches ont l’impression d’être hyper productif mais c’est tout l’inverse qui se produit.

Pour l’American Psychological Association, passer constamment d’une tâche à une autre peut diminuer la productivité, dans une proportion atteignant parfois 40 %.

Par ailleurs, une étude menée à l’Université de Londres a constaté que les participants qui font du multitâche lors de tâches cognitives ont eu des baisses de score de QI importantes. Ces baisses de QI étaient tout de même semblables à celles qu’on aurait pu mesurer après avoir fumé de la marijuana ou être resté debout toute la nuit. Ce qui n’est pas rien !

D’où vous serez beaucoup plus productif si vous faites une tâche à la fois !

Attention aux tâches ménagères, préférez de les faire pendant votre temps de transport ou à un moment de la journée où vous êtes moins productif (par exemple, avant ou après déjeuner ou en fin d’après-midi).

4. GARDER LE LIEN SOCIAL

Les sentiments d’isolement sont propices au stress et aux comportements addictifs.

Pour rompre l’isolement, on peut aussi opter pour le coworking, faire partie d’un réseau de managers, s’inscrire à un club de sport en soirée, …

Pendant la journée, vous pouvez écouter de la musique lorsque vous travaillez seul avec les mots clés « musique calme pour travailler » sur YouTube.

Vous pouvez aussi maintenir l’esprit d’équipe en organisant des visioconférences dans l’après-midi ou tout simplement, passer un appel téléphonique à un collègue.

5. FIXER DES LIMITES QUI VOUS CONVIENNENT

Elles peuvent être variées, comme :

– Se limiter à une amplitude de travail,

– Rendre flexible ses horaires en travaillant plus tôt le matin ou plus tard le soir,

– Etre transparent avec son employeur sur votre disponibilité.

Et puis, n’hésitez pas à déléguer ce qui peut l’être pour vous soulager des tâches de moindre importance ou de ce qui relève de la compétence de vos collaborateurs.

6. AVOIR UNE BONNE HYGIENE DE VIE

Le travail à votre domicile ne doit pas se traduire par une perte de votre hygiène de vie au profit des tâches ménagères ou de votre travail.

Concrètement, à l’heure du déjeuner, prenez le temps de déjeuner au lieu de courir à ranger la chambre de vos enfants, faire les machines, faire des courses pour le soir, travailler sur un dossier, …

Organisez-vous et anticipez pour profiter de votre sweet home ou bien renoncez simplement à faire quelques tâches ménagères comme si vous étiez à votre bureau.

Il est important pour votre productivité et votre santé de :

– Manger équilibré,

– Avoir une activité physique régulière,

– Dormir entre 7 à 8 heures par nuit en se couchant et se levant toujours à la même heure pour éviter la fatigue due au décalage horaire (eh oui notre cerveau a besoin de routine, même pour le sommeil !).

– Faire la sieste à l’heure du déjeuner de 10 à 20 minutes pour récupérer et être plus efficient dans l’après-midi.

En conclusion, prenez le temps de vous organiser pour être plus efficace dans votre travail mais aussi chez vous. Vous y gagnerez en productivité et en sérénité.

(1) Pascale Bélorgey, la Boîte à outils de la Gestion du temps, Dunod.